Secretária Executiva

Secretária Executiva
 

Tipo de Contrato

tempo integral

Localização

Luanda – Angola

Descrição da Vaga

Assessorar a Administração em contexto laboral, através da prestação de auxílio na organização da agenda e atendimento externo.

Responsabilidades

• Gerir e coordenar o calendário do Director Geral e da Administração, incluindo compromissos, reuniões e viagens;
• Organizar reuniões internas e externas, assegurando todos os requisitos logísticos: local, equipamento, apresentações e preparação de agendas;
• Redigir e circular agendas, elaborar actas e pontos de acção, e comunicar lembretes e confirmações de reuniões;
• Organizar viagens e logística da Administração, incluindo voos, vistos, hotel, acomodação, aluguer de viatura, horários e reembolso de despesas;
• Coordenar e responder às comunicações recebidas pela Administração, incluindo chamadas, e-mails e correspondência física;
• Elaborar relatórios, apresentações e documentos de alta qualidade, conforme solicitado pela Administração;
• Comunicar informações e actualizações relevantes às unidades de negócio, por instrução da Administração;
• Garantir um sistema eficiente de arquivo físico e electrónico, com recuperação rápida de documentos;
• Assegurar a gestão e controlo da documentação legal, técnica e operacional da empresa;
• Estabelecer contacto com fornecedores, parceiros, clientes e entidades externas (incluindo organismos públicos e alfândegas), em representação da Administração;
• Apoiar na gestão e acompanhamento de contratos, propostas e documentação comercial;
• Garantir a confidencialidade e o tratamento criterioso de toda a informação sensível da organização.

Requisitos

FORMAÇÃO ACADÉMICA

• Frequência universitária ou licenciatura em Gestão, Administração, Secretariado ou áreas similares

EXPERIÊNCIA

• 3 (três) anos de experiência em funções similares.
• COMPETÊNCIAS TÉCNICAS
• Capacidade de escrita formal e comunicação administrativa
• Organização e gestão documental
• Inglês fluente (factor eliminatório)
• Informática na óptica do utilizador

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS

• Orientação para a acção
• Visão de negócios
• Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade
• Rigor e atenção ao detalhe
• Boa capacidade de planeamento e cumprimento de prazos
• Proactividade e autonomia na execução das tarefas
• PREFERÊNCIAS ADICIONAIS
• Residente preferencialmente em Viana, Zango, Kilamba ou Sequele.
• Titular de carta de condução (obrigatório)

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